วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word โดยการดึงแหล่งข้อมูลจาก Excel เพื่อช่วยลดเวลาในการสร้างเอกสารราชการต่างๆ หรือการติดต่อประชาสัมพันธ์ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์บน Microsoft Office 365
จดหมายเวียนคืออะไร?
จดหมายเวียน หรือจดหมายเวียนเป็นรูปแบบหนึ่งของการสร้างจดหมายหลายฉบับ เนื้อหาเอกสารจะเหมือนกันในแต่ละเวอร์ชัน แต่ข้อความบางส่วนไม่ซ้ำกัน เช่น ข้อมูลติดต่อ ที่อยู่ ชื่อผู้รับ หรืออีเมล จดหมายเวียนแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก: เอกสารที่สร้างใน Word และแหล่งข้อมูลใน Excel (โดยการเชื่อมโยงเอกสารทั้งสองกับข้อมูล)ด้วยกัน
ขั้นตอนการดำเนินการจดหมายเวียน ไมโครซอฟต์ เวิร์ด ขั้นแรก ให้เตรียมรายชื่อผู้รับที่สร้างใน Excel คุณสามารถบันทึกไฟล์ในเครื่องหรืออัปโหลดไปยัง OneDrive
วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Word
เปิดแอปพลิเคชัน Word เพื่อสร้างแบบฟอร์มจดหมาย เว้นว่างไว้ตรงตำแหน่งที่คุณต้องการป้อนข้อมูลจาก Excel ไปที่แท็บ ส่งจดหมาย คลิก เริ่มจดหมายเวียน > จดหมาย ถัดจากนั้นให้คลิก เลือกผู้รับ > ใช้ผู้ติดต่อที่มีอยู่
เลือกเอกสาร เอ็กเซล บันทึกข้อมูลการติดต่อแล้ว กรุณากดปุ่ม เปิด หน้าต่างการเลือกตารางจะปรากฏขึ้น อย่าลืม! เครื่องหมายถูก หากมีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรก ให้คลิกปุ่มตกลง
จากนั้นคลิก แทรกเขตข้อมูลผสาน ระบบจะแสดงตารางฐานข้อมูลที่แยกมาจากไฟล์ Excel เช่น ชื่อ นามสกุล อีเมล์ และเบอร์ติดต่อในขณะที่เราสร้าง
เมื่อเสร็จแล้วให้ใส่ข้อมูลชื่อและนามสกุลลงในแถวที่ต้องการคุณสามารถคลิก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ก่อนสั่งพิมพ์
จดหมายเวียนในแอป ไมโครซอฟต์ 365 นี่เป็นความรู้พื้นฐานเมื่อใช้คอมพิวเตอร์ เช่นเดียวกับการเพิ่มหมายเลขหน้าใน Word และอย่างน้อยก็ในยุคการทำงาน คุณสามารถใช้ความรู้นี้เพื่อประโยชน์ของคุณในการสร้างตารางผสานตัวอักษร พร้อมทั้งประหยัดเวลาในการทำงานอีกด้วย